Adjointe administrative

Company Name: Uni-Select Inc.
Location: Canada
Posted by:

Sylvie Coté, B. Sc., CRHA

Sylvie Coté, B. Sc., CRHA

Conseiller en acquisition de talents chez Uni-Sélect inc.

RESPONSABILITÉS

• Effectuer le support administratif pour le chef de la direction, affaires juridiques, incluant la correspondance, préparation des comptes de dépenses, suivi de la facturation, l’organisation des voyages
• Pour toute l’équipe, effectuer le support administratif tel que l’ouverture de dossiers électroniques, le classement électronique, l’impression de documents, la gestion du courrier, la numérisation des cartables de clôture et l’archivage
• Planifier et coordonner les réunions du département
• Effectuer les suivis dans les dossiers et conserver la liste de dossiers de l’équipe à jour
• Travailler sur des projets de documents (apporter les corrections demandées et mise en page)
• Aider à la construction de la banque de modèles et à la standardisation des contrats
• Être la personne ressource pour le logiciel de gestion de documents
• Épauler l’équipe dans leurs différents dossiers
  

EXIGENCES REQUISES

• Diplôme d’études collégial en Administration ou l’équivalent
• 5 à 10 ans d’expérience dans un rôle similaire
• Excellente maîtrise des logiciels Word et Excel
• Bilinguisme, français et anglais, parlé et écrit
• Aptitudes marquées pour les relations interpersonnelles, la communication, l’organisation et la gestion des priorités
• Fait preuve de proactivité et a le souci du détail
• A l’esprit d’équipe, est enthousiaste, polyvalent, discret et professionnel
• Facilité d’apprentissage de nouveaux logiciels informatiques
  

ATOUT

• Connaissance du logiciel de gestion de documents ProLaw
• Expérience en traduction de documents
  

Key Duties & Responsibilities

• Provide administrative support for the Legal Affairs Manager, including correspondence, preparation of expense reports, billing tracking, travel arrangements
• For the entire team, perform administrative support such as the opening of electronic files, electronic filing, printing of documents, mail management, scanning of the closing binders and archiving
• Plan and coordinate team meetings
• Track records and keep up-to-date list of team records
• Work on draft documents (make corrections requested and layout)
• Assist in building the model bank and standardizing contracts
• Be the resource person for the document management software
• Support the team with their workload
  

Requirements

• College diploma in Administration or equivalent.
• 5 to 10 years’ experience in a similar position
• Perfectly fluent in both English and French, written and spoken
• Have full computer literacy, along with experience in Microsoft Office (excel and Word)
• Strong interpersonal, communication, organization and priority management skills
• Proactive with great attention to detail
• Team player, enthusiastic, versatile, discreet and professional
• Facility of learning new computer software
  

ASSETS

• Knowledge of the ProLaw document management software
• Translation of documents
  

• Seniority level

  Entry level

• Employment type

  Full-time

• Job function

  Administrative

• Industries

  AutomotiveConsumer GoodsRetail